10 asiaa, jotka FAM tripin matkanjohtajan tulee aina muistaa

kuva: Ivector

FAM tripit ovat ainutlaatuisia myynti- ja markkinointitilaisuuksia, joiden aikana alueet ja yritykset pääsevät esittelemään omaa tarjontaansa matkanjärjestäjille, eli potentiaalisille uusille myyjille. FAM tripin järjestäminen vaatii paljon resursseja, niin ajallisesti kuin rahallisestikin. Se on iso panos myös osallistuville matkanjärjestäjille. He miettivät todella tarkkaan onko tutumismatkalle osallistuminen hyödyllistä heille ja heidän liiketoiminnalleen. Jokainen osallistuja haluaa panokselleen parhaan mahdollisen tuoton tai tuloksen. Matkanjärjestäjä odottaa näkevänsä kohteita, joita voisi myydä omille asiakkailleen, ja paikalliset toimijat odottavat uutta kauppaa. 

Matkanjohtajan rooli on tutustumismatkan onnistumisen kannalta avainasemassa. Onnistunut FAM trip vaatii valmistautumista etukäteen, sekä aitoa läsnäoloa ja vuorovaikutteista keskustelua matkan aikana. Niin matkanjohtajalta kuin kaikilta esittelijöiltäkin. Tässä kirjoituksessa käydään läpi hyödyllisiä esimerkkejä, jotka jokaisen FAM tripin matkanjohtajan kannattaa ottaa huomioon. Jotta panos voi myös tuottaa tulosta, on muistettava huomioida monta pientä ja isoa yksityiskohtaa. 

>>Tutustu NordicMarketing FAM trip palveluun >>

1 Suunnittele ohjelma huolellisesti 

Tärkeää onnistuneessa ohjelmassa on tarjota matkanjärjestäjille vain oikeita tuotteita, eli sellaisia mitä heidän asiakkaansakin pääsisivät kokemaan. Ohjelmaan ei siis kannata sisällyttää jotain liian spesiaalia ja vain matkanjärjestäjiä varten räätälöityjä versioita, koska se ei anna todellista kuvaa itse tuotteesta tai palvelusta. Toki esimerkiksi aktiviteettien ja retkien kestoa voi hyvin typistää, jotta matkan aikana ehditään nähdä mahdollisimman paljon, mutta matkanjärjestäjät tulee kohdata kuten heidän asiakkaansakin. 

Matkaohjelman voi laatia myös vaihtoehtoisena. Tämä tarkoittaa, että iltapäivään on tarjolla kaksi erilaista ohjelmaa, josta matkanjärjestäjä itse valitsee parhaiten sopivan. Näin varmistetaan, että jokainen osallistuja pääsee testaamaan juuri hänen kohderyhmälleen soveltuvat tuotteet. Tämä vaihtoehto vaatii toki järjestävältä taholta enemmän resursseja, mutta voi kuitenkin tuottaa myös sen parhaan tuloksen. 

Kun virallinen ohjelma päättyy, saattaa jokunen vieraista haluta lähteä vielä lasilliselle paikalliseen pubiin tai bongaamaan revontulia majoituksen läheisyyteen. Onko tämä huomioitu, eli meneekö joku heidän mukaansa, vai jätetäänkö ryhmä istumaan iltaa tai metsästämään tulikettuja itsekseen? Vieraanvaraisuus kannattaa, vaikka yötä myöten ei vieraita tarvitsekaan kestitä. 
 

2 Aikatauluta realistisesti 

 
Ohjelman houkuttelevan sisällön lisäksi aikataulutus on erittäin tärkeää: aikatauluta siis realistisesti. Onnistunut aikataulutus huomio mm. mahdolliset siirtymät, vaatteiden/varusteiden vaihdot, sekä riittävät ruokailut päivän aikana. Myös lyhyt lepohetki kannattaa sijoittaa johonkin väliin. Jos aikataulutus on liian tiukka, menee päivän ohjelma usein turhaksi säntäilyksi ja tämä ammattitaidottomuus näkyy myös osallistujille.  
 
Yksi asia mikä monesti myös unohtuu, on aika kysymyksille ja keskustelulle. Mikäli esittelevä yritys ei aktiivisesti ohjaa keskustelua ja kehota vieraita kysymään lisätietoja, kannattaa matkanjohtajan ottaa tämä osio rohkeasti haltuun.  

3 Tunne kohderyhmäsi ja tutustu ostajiin etukäteen

Oikean kohderyhmän löytäminen on monesti FAM tripin haastavin osuus ja siinä tarvitaan usein myös ammattilaisten apua. Tai ainakin apua suositellaan lämpimästi juuri siitä syystä, ettei kaikki panostus menisi hukkaan, jos ja kun ohjelma ja osallistujat eivät kohdennu ja mitään tuloksia ei synny. Matkalle kannattaa kutsua mukaan vain sellaisia tahoja, joilla on riittävä päätäntävalta siitä, otetaanko tuotteita myyntiin vai ei. 

Kun olet saanut matkan osallistujalistan, tutustu ostajien profiileihin etukäteen. Onko joukossa ryhmämyyjiä vai indiksiin keskittyviä toimijoita? Mitkä sesongit ovat heille tärkeimpiä? Mitä kohteita heillä on mahdollisesti Suomesta jo myynnissä, ja minkälaisia tuotteita heillä on portfoliossaan?  
 
Olennaisia taustatietoja ja mahdollisia toiveita kannattaa kysyä jo rekisteröintilomakkeella tai ilmoittautumisvaiheessa, jotta kaikilla paikallisilla osallistujilla olisi riittävästi tietoa tulevista vieraista ja heidän toiveistaan. 

4 Pidä FAM tripin ryhmäkoko riittävän pienenä 

Ostajien valinnassa ja kutsuprosessissa kannattaa ehdottomasti panosta laatuun määrän sijasta. Isossa ryhmässä kaikki joutuvat tekemään kompromisseja ja kallisarvoista aikaa menee hukkaan. Fokusoi jokaisella matkalla pieniin, maksimissaan kymmenen hengen ryhmiin, jotta toiveiden täyttyminen voidaan varmistaa. Isojen bussiryhmien kierrättäminen paikasta toiseen ei palvele ketään, ei ostajia eikä myyjiä. 

5 Perehdytä myös paikalliset toimijat

Miten monesti olenkaan ollut tutustumismatkalla, jossa saavutaan johonkin kohteeseen ja yrittäjä (tai yrityksen edustaja) kysyy, mistä maasta ja minkälaisia ostajia tämä ryhmä edustaa. Pahimmassa tapauksessa vieraslistaan ei ole perehdytty etukäteen laisinkaan, eikä ryhmästä kysytä mitään taustatietoja paikan päälle saapuessakaan, vaan aloitetaan esittelykierros ilman, että esitellään itseään, tai tiedetään kenelle ollaan esittelemässä (esim. hotellien kokoustilat eivät useinkaan ole sitä mitä esim. saksalainen matkanjärjestäjä etsii!). Huolehdithan siis matkanjohtajana siitä, että jokainen kohde ja esittelijä on tietoinen siitä, ketä vieraaksi on tulossa ja perehdytät heitä mahdollisuuksien mukaan myös matkanjärjestäjien kohderyhmistä etukäteen. 

6 Varmista yrittäjien valmiudet ja tue heitä koko matkan ajan

Moni FAM trip-myyntitilaisuuteen valmistautuva toimija tarvitsee tukea. Matkanjohtajan tehtävä (riippuen toki matkailualueen yleisistä roolituksista ja tehtävistä) on varmistaa, että paikalliset toimijat ovat valmiita ottamaan kansainvälisiä vieraita vastaan ja puitteet ja myyntimateriaalit ovat kohdillaan. Tuotteet pitää siis olla myyntikunnossa, hissipuheet hiottu kuntoon ja esittelymateriaalit tulisi olla laadittu b2b-kohderyhmälle. Jos paikallinen toimija ei ole vielä valmis kansainväliseen kaupankäyntiin ja sen asettamiin vaatimuksiin, kannattaa yritys jättää suosiolla pois matkaohjelmasta.

Ammattitaitoinen matkanjohtaja on aktiivinen myös matkan aikana ja auttaa esittelijää tarpeen mukaan. Sytytä valot esimerkiksi hotellihuoneeseen, jotta valokuvaus onnistuu paremmin ja kulje ryhmän viimeisten mukana, jotta jokaiselle jää riittävä aika tutustumiseen. Esittelykierroksilla, jossa liikutaan paljon, tulisi aina muistaa riittävä ja oikea-aikainen äänenkäyttö. Ennen kerronnan aloittamista tulisi odottaa, että koko ryhmä on kuulolla eikä aloittaa esittelyä jo siinä vaiheessa, kun ensimmäiset matkanjärjestäjät ovat astuneet hotellihuoneeseen tai mökkiin. 
 
Avusta myös kohteiden esittelijöitä esittämällä niitä kysymyksiä matkanjärjestäjien puolesta, mitkä ovat olennaisia tuotteiden myynnin ja sopivuuden hahmottamisen kannalta. Matkanjärjestäjiä kiinnostaa muun muassa minimi ja maksimi ryhmäkoot ja mahdolliset komissiotiedot. Älä siis unohda faktoja ja olennaisia yksityiskohtia, mikäli nämä tiedot esittelijöiden esityksistä jäisivätkin uupumaan. Matkanjohtajan tehtävä on auttaa esittelijöitä loistamaan! 

Yksi asia mistä kannattaa paikallisten toimijoiden kanssa myös keskustella ennen matkaa on se, kuka varsinaisen esittelyn hoitaa. Hoitaako yrityksen esittelyn kesäharjoittelija vai omistaja tai yrittäjä itse, sillä on merkitystä matkanjärjestäjille. 
 

7 Keskustele, kysy ja kuuntele

Matkanjohtajan kannattaa keskustella aktiivisesti potentiaalisten ostajien kanssa matkan aikana eri kohteissa. Kysele mitä osallistujat olivat mieltä testatusta tuotteesta tai palvelusta ja mikä mahdollisesti jäi mietityttämään. Keskustelua kannattaa käydä myös henkilökohtaisesti, vaikka siirtymien aikana. Kaikkeahan matkanjärjestäjä ei välttämättä halua keskustella avoimesti muiden kuullen tai paljastaa omia suunnitelmiaan mahdollisille kilpailijoille. Matkan aikana matkanjärjestäjiltä kerätty tieto ja mahdolliset ideat kannattaa muistaa jakaa myös paikallisille toimijoille.  

8 Ole valmis muutoksiin

Jos matkan aikana tulee esiin uusia toiveita, kannattaa puntaroida olisiko mahdollista tehdä pieniä muutoksia ennalta sovittuun ohjelmaan. Yleensä tutustumismatkalla on mukana useampi osallistuja ja heidän tarpeissansa voi ja usein onkin eroavaisuuksia. Jos yksi matkanjärjestäjä haluaisikin nähdä esimerkiksi edellisen illan keskusteluissa esiin nousseen paikallisen kartanon, tai saunan, joka ei ole ohjelmassa, voisi olla hyvä käyttää hänet siellä, mikäli aikataulu sen vain sallii. Tämä voidaan toteuttaa esim. esimerkiksi, kun toisilla on tauko tai jokin muu sovittu ohjelmanumero, mikä ei ole hänelle olennainen. 
 

9 Pyydä palautetta

Matkanjohtajan kannattaa kysyä vierailta palautetta jo matkan aikana vapaamuotoisesti keskustellen. Ennen kotiinpaluuta voi olla myös järkevää järjestää lyhyt palautekeskustelu esimerkiksi kahvihetken lomassa. Myös kirjallinen palautekysely on usein paikallaan, jotta matkan onnistumista ja esiteltyjen tuotteiden soveltuvuutta voidaan arvioida tarkemmin. Palautteen avulla alueen toimijat saavat kallisarvoista tietoa ja mahdollisia kehitysehdotuksia omaan tarjontaansa liittyen. Palaute voi parhaimmassa tapauksessa olla jotain hyvin konkreettista mitä toimijat eivät itse ole ymmärtäneet ja se voidaan korjata, jotta yhteistyö ja kaupankäynti ostajan ja myyjän välillä voi alkaa. 

10 Kiitä ja jälkihoida

Yhteenveto

Matkanjohtajana olet avainasemassa FAM tripin onnistumisen ja vieraiden viihtyvyyden kannalta. Kaikkein tärkeintä on löytää juuri sopivat ostajat sinun matkallesi, eli oikea kohderyhmä. Tämän lisäksi myös ohjelma tulee suunnitella huolella, kohderyhmään tutustua etukäteen ja varmistaa, että paikalliset toimijat hoitavat oman roolinsa mallikkaasti. Matkanjohtajan kannattaa olla aidosti läsnä matkan aikana ja keskustella matkanjärjestäjien kanssa. Kerätty palaute toimii parhaimmillaan tuotekehityksen aitona tukena. 

Suhteiden ja luottamuksen rakentaminen kansainvälisessä kaupassa vievät aikaa. Ensimmäinen askel tämän suhteen luomiselle otetaan FAM tripin aikana. Varmistathan, että teidän alueen ensivaikutelma jättää positiivisen muistijäljen ja paikalliset toimijat vakuuttavat ostajat omalla ammattitaitoisella tarjonnallaan. 
 

Matkanjohtajan rooli on mahdollista ulkoistaa asiantuntijalle

NordicMarketing tarjoaa järjestämilleen FAM tripeille matkanjohtajapalvelua, josta voi olla suuri apu paikallisille toimijoille. Matkanjohtajamme ovat matkailualan ammattilaisia, jotka osaavat ottaa ryhmät ja tilanteet haltuun, tietävät mitä kannattaa esittelijöiltä kysyä ja huomioivat kaikki pienetkin yksityiskohdat matkan aikana. NordicMarketing matkanjohtaja on ryhmän mukana sovitun aikataulun mukaan, usein lentokentältä asti, aamupalalta ohjelmien pariin ja tarvittaessa iltamyöhään, kunnes vieraat menevät nukkumaan. Tarjoamme apua myös matkaohjelman suunnitteluun. Voimme tarvittaessa järjestää tutustumismatkan myös avaimet käteen -periaatteella, joka sisältää koko matkaohjelman suunnittelun, aikatauluttamisen sekä mukana olevien yrityksien kontaktoinnin. Matkan päätteeksi keräämme osallistujilta palautteen sähköisesti ja toimitamme raportit asiakkaalle. 
 
Matkanjohtajapalvelun lisäksi meillä on kattavat matkanjärjestäjäverkostot DACH- ja Benelux markkinoilla, eli tiedämme kuka olisi juuri oikea osallistuja teidän matkallenne. Jos alueen toimijat eivät ole vielä täysin valmiita kv kaupankäyntiin, järjestyy meidän kautta myös esim. tuotteistus- tai hissipuhe työpaja, joko paikan päällä tai etänä. 

ja suunnitellaan juuri teidän alueen paras FAM trip!

Kirjoittanut Suvi Ahola

Suvilla on 20 vuoden kokemus matkailuliiketoiminnasta ja erilaisista kansainvälisistä myyntitilaisuuksista. Kansainvälisistä FAM tripeistä Suvilla on 15 vuoden kokemus niin järjestävänä tahona alueorganisaatiossa, kuin matkanjohtajana toimimisena.