Virtuaali FAM Trip-ohjeet
Näillä ohjeilla pääset toteuttamaan onnistuneen virtuaalisen tutustumismatkan kansainvälisille kontakteillesi NordicMarketing kanssa.
Ideointi ja toteutus
Luovuus on kaiken ydin
Sisältöohjeet
Tutustu Best Practices-vinkkeihin
Virtuaalimatka
Valmistautuminen matkaan, toteutus ja keskustelut
Jälkihoito
Miten toimia virtuaalimatkan jälkeen?
Virtuaalisen tutustumismatkan toteutus
Virtuaaliset tutustumismatkamme voidaan toteuttaa eri kestoisina kohteesta ja mukana olevien yrityksien määrästä riippuen. Voimme jakaa kokonaisuuden eri istuntoihin, joiden kesto on 45 minuuttia/moduuli (esim. 3 moduulia yhden aamupäivän aikana kahtena eri päivänä). Kuvaat ja toimitat (raaka)materiaalin (pituus: 5-10 min) meille etukäteen ja me hoidamme sisällön leikkaamisen yhtenäiseksi ja houkuttelevaksi kokonaisuudeksi.
Tutustumismatkan toteutus onnistuu parhaiten niin, että kaikki käytettävä videomateriaali on etukäteen nauhoitettu ja stilisoitu. Itse tutustumismatkan aikana matkanjärjestäjille näytetään videoesitykset eri kohteista ja yrityksistä, ja aikataulun salliessa videoiden jälkeen on myös hetki aikaa live keskusteluille. Jokainen moduuli päätetään yhteiseen Q&A osioon, jossa matkanjärjestäjät voivat kommentoida ja esittää kysymyksiä esittelijöille.
Mikä on virtuaalinen FAM Trip?
Virtuaalisen FAM tripin, eli tutustumismatkan tavoitteena on myydä tiettyä kohdetta, tuotteita sekä palveluja esittelemällä niitä videon välityksellä matkanjärjestäjille. Tuotteiden ja palveluiden kokeminen verkossa auttavat matkanjärjestäjiä hankkimaan uutta tuotetietoa sekä arvioimaan soveltuvatko esitellyt palvelut heidän asiakkailleen ja miten ne vastaavat asiakkaiden tarpeita ja toiveita.
Toteutuksen eri roolit
Yritys kuvaa videomateriaalin
Maksimikesto 10 minuuttia
NordicMarketing editoi
Yhdistämme ja muokkaamme kaikki materiaalit yhdeksi esitykseksi/yritys
Alueen edustajat toimivat matkaoppaina
Oppaat vastaavat alun lyhyistä esittelyistä
“Haemme aitoutta, kaiken ei tarvitse olla kiiltokuvaa. Emme odota ammattimaisia materiaaleja, vaan aitoa esittelyä tuotteistasi ja palveluistasi.”
Jan Badur
Managing Director
Vaihe 1: Sisältöohjeet
Yksityiskohtiin kannattaa kiinnittää huomiota.
Virtuaalisen tutustumismatkan yleisö on monipuolinen, jokaisella matkanjärjestäjällä on omanlainen asiakaskunta, tarpeet ja toiveet. Kutsumme tutustumismatkalle ensisijaisesti matkanjärjestäjiä, joiden tuotevalikoima ja kiinnostuksen kohteet vastaisivat mahdollisimman hyvin kohteen tai yrityksien tarjontaa, mutta erikoistumisessa ja kohderyhmissä on aina vaihtelua. Kaikki esiteltävät tuotteet ja palvelut eivät ole sopivia tai relevantteja jokaiselle matkanjärjestäjälle, koska palveluntarjoajat eivät tietenkään voi vastata kaikkien kohderyhmien tarpeisiin. Älä yritäkään palvella kaikkia, vaan määrittele tarkkaan tuotteesi ja kohderyhmäsi, joustavuutta ja räätälöinnin mahdollisuutta kuitenkaan unohtamatta.
Toimitamme osallistujille etukäteen osallistuvien matkanjärjestäjien profiilit ja suosittelemmekin tutustumaan näihin taustatietoihin huolellisesti etukäteen, jotta olet valmistautunut myös virtuaalisen tutustumismatkan yhteydessä käytäviin keskusteluihin ja esitettyihin kysymyksiin.
Ennen kuin alat kuvaamaan omaa esittelyäsi, tutustu näihin ohjeisiin. Suosittelemme myös lukemaan lisää hissipuheesta sekä USP tekijöiden määrittämisestä blogissamme.
Virtuaalinen tutustumismatka alkaa aina alueen esittelyllä. Huomioi ainakin seuraavat näkökulmat:
- USP: Mikä on destinaatiossa erityistä ja erilaista? Kuinka kohde eroaa muista kohteista, esim. Suomen Lappi vs. Ruotsin Lappi? Anna vakuuttavia myyntiargumentteja, joita matkanjärjestäjät voivat itse käyttää oman myynnin tukena omille asiakkaille (Mikä on sinun USP? Erotutko massasta?)
- Sesonki: Keskityttekö tiettyyn sesonkiin tai kauteen tällä hetkellä? Kerro eduista, jotka tekevät tästä kaudesta houkuttelevamman (esim. edullisemmat/kilpailukykyisemmät hinnat kesällä).
- Saavutettavuus: Mikä on kohteenne saavutettavuus, entä lentoyhteydet? Mitä vastuullisia vaihtoehtoja on tarjolla? Kerro miten kohteeseen pääsee parhaiten (kesä, talvi).
- Vastuullisuus: Miten teidän kohteessanne tai alueella panostetaan vastuullisuuteen? Oletteko mukana valtakunnallisessa vastuullisen matkailun kehittämisohjelmassa? Onko alueella tai yrityksillä olemassa vastuulliseen toimintaan liittyviä sertifikaatteja?
- Tyypit ja tilat: Esittele eri majoitusvaihtoehdot, niiden varustelutaso ja mahdollinen esteettömyys. Onko tarjolla huoneita vai mökkejä, onko majoitustiloissa parivuode vai kaksi erillistä vuodetta, onko lisävuoteita tai perhehuoneita saatavilla? Onko huoneissa tai mökeissä omat kylpyhuoneet ja saunat, vai onko tietyt tilat yhteiskäytössä? Tarjoatteko veloituksettoman Wifin? Voiko mökeissä laittaa ruokaa, miten aamiainen tarjoillaan hotellissa? Onko lemmikit sallittu? Onko huoneissa oma parveke vai pääsy suoraan pihalle? Onko pysäköinti maksullinen vai veloitukseton? Onko vastaanotto auki 24h? Tarjoaako kohde omatoimisen sisäänkirjautumisen?
- Ympäristö: Retkeilyreitit / hiihtoladut, lähellä järven rantaa tai jokea, etäisyys seuraavasta kylästä/kaupungista, lähin ruokakauppa?
- Laatutaso: Onko kohteesi tähtiluokitukseen nähden perustasoa vai korkeatasoinen? Rakennus- / remontointivuosi: Milloin majoitustilat on rakennettu? Onko tiloja kunnostettu tai suunnitellaanko uudistamistöitä lähitulevaisuudessa?
- Kapasiteetti: Mikä on tarjolla oleva majoituskapasiteetti ja vuodepaikkojen määrä? Kerro minkälainen majoitus sopii parhaiten yksittäisille matkailijoille ja mikä puolestaan ryhmille.
- Saatavuus: Kerro milloin majoituspalvelut ovat saatavilla - ympäri vuoden, vain kesällä vai onko tiettyjä aikoja, jolloin majoitus on suljettu? Mitkä ovat ruuhka-ajat, onko aikoja, joissa käyttöaste on jo korkea? Onko lentokentältä tai juna-asemalta kuljetuspalvelua kohteeseesi julkisin yhteyksin vai erikseen sovittavana etukäteen tilattuna palveluna?
- Palveluvalikoima: Majoituskohteet tarjoavat usein myös vapaa-ajan- sekä ravintolapalveluja. Mitä aktiviteetteja tarjoatte, löytyykö viikko-ohjelmaa, entä välinevuokraus?
- Yhteistyö: Teetkö yhteistyötä alueen muiden toimijoiden kanssa, esim. ohjelmapalvelujen osalta? Pystyykö aktiviteetit varaamaan suoraan sinulta?
- Yritys: Asiantuntemus ja persoonallinen ote: Onko yritys ollut toiminnassa jo useamman vuoden ajan vai oletko uusi toimija alalla? Onko sinulla mielenkiintoinen tarina kerrottavana yrityksen perustajiin tai perustamiseen liittyen?
- Omistus ja johto: Onko yrityksen omistaja itse mukana operatiivisessa toiminnassa vai oletteko mahdollisesti perheyritys? Kuinka mones sukupolvi on tällä hetkellä vetovastuussa?
- Erikoistuminen: Mikä ovat päätuotteesi / -palvelusi, missä olet paras?
- Kohderyhmä: Sopivatko aktiviteettisi erityyppisille kohderyhmille? Sopivatko ne vain ryhmille vai myös yksittäisille matkailijoille? Entä perheet? Edellyttääkö osallistuminen aikaisempaa kokemusta vai sopiiko tarjontasi myös aloittelijoille? Vaatiiko osallistuminen tiettyä fyysistä suorituskykyä/kuntotasoa vai sopivatko aktiviteettisi kaikille?
- Vaatimukset: Tarvitaanko osallistumiseen ajokortti, kalastuslupa tms.?
- Saavutettavuus: Kuinka paikan päälle pääsee? Toimivatko julkiset liikenneyhteydet? Vai tarjoatteko asiakkaille kuljetus- / noutopalvelua?
- Kausi / saatavuus: Milloin palvelusi ovat saatavilla: ympäri vuoden vai tiettyinä vuodenaikoina? Voiko aktiviteetin ostaa paikan päällä vai vaatiiko se ennakkovarauksen?
- Palvelukielet: Millä kielillä pystytte palvelemaan asiakkaita? Jos oppaasi puhuvat esim. saksaa kannattaa se ehdottomasti mainita!
- Oppaat: Mistä oppaat tulevat ja kuinka ammattitaitoisia ja kokeneita he ovat? Onko heillä pätevyys tietynlaisiin aktiviteetteihin?
- Vastuullisuus: Miten huomioitte vastuullisuuden toiminnassanne? Oletteko mukana jossain kestävän matkailun ohjelmassa tai suorittaneet jonkin asiaan liittyvän sertifikaatin?
Kun esittelet jotain tiettyä aktiviteettia, huomioi myös nämä:
- Kesto: Kuinka kauan aktiviteetti kestää? Miten joustavasti tuotetta voidaan muokata asiakkaiden pyynnöstä?
- Osallistujat: Min. ja max. osallistujamäärä per aktiviteetti: voiko aktiviteetit varata myös yksittäiselle matkailijalle (FIT) vai vain ryhmille?
- Saatavuus: Onko teillä takuulähtöjä tai viikko-ohjelmaa? Vai ovatko aktiviteetit varattavissa joustavasti eri ajankohdille?
- Hintaan sisältyvät palvelut: Opas, varusteet, ateriat, kuljetus jne.?
- Optiot lisämaksusta: Mitä lisäpalveluita voit tarjota lisämaksusta? Jotain, mikä parantaa tuotetta tai itse asiakaskokemusta?
- Tausta tai tarina: Onko ravintolalla tai rakennuksessa missä se sijaitsee mielenkiintoinen historia? Onko yritys perheyritys?
- Tarjonta: Aamiaisesta illalliseen? Buffet-tyyli vai à la carte? Saatavuus: Avoinna päivittäin, myös viikonloppuisin, vai vain sopimuksen mukaan ennakkovarauksella? Voiko paikan päälle saapua ilman varausta vai ainoastaan varauksen kera?
- Erikoisuus: Onko ravintola tunnettu jostain tietystä ruokalajista tai erikoisuudesta? Ainesosien alkuperä: Mistä ainesosat tulevat? Käytätkö paikallisia, kausiluonteisia tai reilun kaupan tuotteita? Vai kasvatatko vihanneksia tai keräät yrttejä luonnosta itse? Vai tunnetko henkilökohtaisesti maanviljelijän, joka toimittaa lihasi ja kalastajan, joka toimittaa kalasi? Kerro tarina.
- Vastuullisuus: Miten huomioitte vastuullisuuden toiminnassanne? Oletteko mukana jossain kestävän matkailun ohjelmassa tai suorittaneet jonkin asiaan liittyvän sertifikaatin?
- Palvelukielet: Millä kielillä pystytte palvelemaan asiakkaita? Onko ruokalista saatavana englanniksi/saksaksi?
- Kohderyhmä: Kenelle käyntikohde on suunnattu? Mitkä ovat sopivat kohderyhmät? Sopiiko käyntikohde erityisesti perheille vai kulttuurinnälkäisille?
- Saatavuus: Avoinna ympäri vuoden vai tiettyinä aikoina? Tai avoinna vain tilauksesta?
- Teema: Onko olemassa tietty teema, esim. luonnonmukaisuus? Pysyviä tai väliaikaisia näyttelyjä/erikoisuuksia?
- Opastettu kierros: Tarjotaanko opastettuja kierroksia? Millä kielellä? Kuinka monelle hengelle (min. ja max. ryhmäkoko)?
- Palvelukielet: Onko kohteessa opasteita tai audio guidea, millä kielillä?
- Suositukset: Suositeltu vierailuaika/sesonki, mitkä ovat kärkituotteet/asiat? Erityiset tapahtumat, joihin kannattaa osallistua?
- Sisäänpääsymaksu: Sisäänpääsy veloitukseton? Ryhmille oma hinnoittelumalli?
Vaihe 2: Ideointi ja toteutus
Luovuus on kaiken ydin.
Kuten tutustumismatkoilla paikan päällä, virtuaalisilla matkoillamme pääset osoittamaan, että tunnet yrityksesi ja USP (ainutlaatuiset myyntiväittämät) - tekijät. Siksi on tärkeää luoda esittelyä varten materiaali, joka kuvaa aidosti ja rehellisesti miltä palvelut ja esim. majoituskohteet näyttävät.
Virtuaalisten tutustumismatkojemme tarkoitus on käyttää liikkuvaa kuvaa/kuvia, jotta katsoja näkee miten kohteessasi liikutaan paikasta toiseen ja missä mikäkin paikka sijaitsee.Kuvaamasi materiaalin ei tulisi olla pidempi kuin 5-10 minuuttia. Mikäli haluat täydentää esitystäsi suullisesti videon jälkeen, huomioithan, että käytössäsi on yhteensä max. 10 minuuttia (video + suullinen täydennys).
Kysymyksiä valmistelun tueksi:
Voit valita hoidatko esittelyn itse, kuvaako kollega sinua vai demonstroitteko ”asiakkaan” näkökulmasta miten teillä toimitaan?
Vie matkanjärjestäjät virtuaaliselle huonekierrokselle!
Näytä katsojalle, että tarjoamasi aktiviteetit ovat hauskoja. Ehkä voit kiinnittää kypärääsi kameran seuraavassa koskenlaskussa?
Näytä meille, millainen on sinun tyypillinen päiväsi. Ota meidät mukaan ja kerro miltä jokapäiväinen elämäsi eläinten kanssa on.
Kuvaa, kun kokkisi valmistaa talon erikoisuutta. Haastattele häntä ainesosista ja ruokalistanne erikoisuuksista.
Mikään ei ole vakuuttavampaa kuin aidot asiakastarinat. Kenet asiakkaistasi saisit jakamaan kokemuksen kanssamme? Asiakastarinan voisi toteuttaa esimerkiksi haastatteluna.
Vinkkejä kuvamateriaalin tuottamiseen:
Kuvaa vaakatasossa
Kirjoita lyhyt käsikirjoitus
Yhdistä eri mediaformaatteja
Tuota materiaalia eri perspektiiveistä
Kuvaa vieraanvaraisuuttasi
Huomioi valo
Huomioi äänet
Jos kävelet kameran kanssa, muista että äänet, kuten tuuli, voivat vaikuttaa videon ääniin. Voit myös tallentaa videon ja äänen (oman kerrontasi videossa) erikseen. Voimme yhdistää nämä myöhemmin yhtenäiseksi esitykseksi.
Kuvaa tarvittaessa pätkissä
Kaikkea ei tarvitse saada kerralla purkkiin. Voit kuvat useamman lyhyen videon, jotka yhdistämme puolestasi.
Siirrä tiedostot pilvessä
Videotiedostot ovat kooltaan isoja. Voit lähettää materiaalia meille esimerkiksi WeTransferin, Google Driven tai Microsoft SharePointin kautta.
Esimerkkivideo
Vaihe 3: Virtuaalimatka
Aivan kuten oikeallakin tutustumismatkalla, tulisi jonkun ohjata ryhmää virtuaalikierroksella paikasta toiseen. Esim. alueen edustaja voi toimia matkan oppaana ja mikäli tilaisuudessa on mukana useampi alue kerrallaan voi oppaita myös olla enemmän kuin yksi. Kaikki esitettävä materiaali on suositeltavaa valmistaa etukäteen. Jos materiaalia ei ole saatavilla etukäteen on opastuksen rooli yhä tärkeämmässä roolissa virtuaalisen tutustumismatkan toteutuksen aikana.
Set-up, roolit ja toteutus
- Tekniikan testaus: Ennen varsinaista virtuaalista tutustumismatkaa järjestetään yhteinen online-tapaaminen ohjelmiston ominaisuuksiin ja tekniikkaan liittyen. Käymme ohjelman ja sen toiminnot yhdessä läpi ja vastaamme kaikkiin kysymyksiisi.
- Ääniyhteyden tarkistus: Ennen matkanjärjestäjien liittymistä virtuaaliseen kokoushuoneeseen, testaamme video- ja ääniyhteydet ensin yhdessä. Kaikki esitysmateriaalit (esitykset, videot) on ladattu kokoushuoneeseen jo etukäteen.
- Alue-edustaja/t: Osallistuu/osallistuvat virtuaaliseen tutustumismatkaan esitellen aluetta ja mukana olevia yrityksiä hyödyntäen ennakkoon valmistettua materiaalia. Jos materiaalia ei ole voitu valmistaa ennakkoon voi opastus tapahtua myös livenä (videon välityksellä).
- Kumppaniyritykset: Tuotteet ja palvelut esitellään etukäteen valmistettujen videomateriaalien perusteella. Jos videoesittely ei ylitä maksimi aikaa (10 min.) voit myös täydentää esitystäsi suullisesti esityksen jälkeen. Lisäksi kaikki yritykset pääsevät vastaamaan matkanjärjestäjien esittämiin kysymyksiin matkan tai moduulin lopussa (sovitaan tapauskohtaisesti asiakkaan kanssa).
- Team NordicMarketing: Tiimimme on aina läsnä virtuaalisella tutustumismatkalla ja toimimme moderaattorina sinun ja matkanjärjestäjän välillä. Alussa toivotamme esittelijät (myyjät) ja matkanjärjestäjät tervetulleiksi, jonka jälkeen on esittelijöiden vuoro. Avustamme myös tekniikassa tapahtuman aikana.
- Lyhyt tervetulotoivotus ja alustus: Aloitamme tilaisuuden osallistujien kutsumisella ja ohjelman esittelyllä.
- Videoiden toistaminen (+ mahd. live-keskustelut): Seuraavaksi on videomateriaalien ja mahdollisten live-keskustelujen vuoro.
- Keskustelu: Lopussa on aikaa keskustella matkanjärjestäjien kanssa ja vastata kaikkiin heidän kysymyksiinsä.
Vinkit keskusteluun
Virtuaalimatkan jälkeen on aikaa lyhyelle keskustelukierrokselle. Valmistaudu kertomaan ainakin seuraavat asiat:
Hinta
Varaukset
Tuotteet
Valmistautuminen
Vaihe 4: Jälkihoito
Muista seuranta ja jälkihoito
Aivan kuten oikeallakin tutustumismatkalla, tulisi jonkun ohjata ryhmää virtuaalikierroksella paikasta toiseen. Esim. alueen edustaja voi toimia matkan oppaana ja mikäli tilaisuudessa on mukana useampi alue kerrallaan voi oppaita myös olla enemmän kuin yksi. Kaikki esitettävä materiaali on suositeltavaa valmistaa etukäteen. Jos materiaalia ei ole saatavilla etukäteen on opastuksen rooli yhä tärkeämmässä roolissa virtuaalisen tutustumismatkan toteutuksen aikana.
- Kiitosviesti ja materiaalit matkanjärjestäjille: Pian tilaisuuden jälkeen lähetämme matkanjärjestäjille sähköpostia ja kiitämme heitä osallistumisesta. Toimitamme matkanjärjestäjille myös kaikki materiaalit (esim. videotallenteet, online-esitteet, esitykset, matkanjärjestäjähinnastot) sekä yhteystietosi, jotta mahdolliset jatkokeskustelut sujuvat mahdollisimman joustavasti.
- Sähköinen palautekysely matkanjärjestäjille: Toimitamme matkanjärjestäjille sähköisen palautekyselyn, jonka avulla kartoitetaan heidän kiinnostusta ottaa uusia tuotteita myyntiin sekä tuotteiden soveltuvuutta heidän asiakkailleen. Lähetämme palautteen yhteenvedon sekä henkilökohtaiset vastaukset myös osallistujille tiedoksi.
- Älä jää odottamaan, vaan ota yhteyttä: On erittäin tärkeää olla aktiivinen ja ottaa myös itse yhteyttä matkanjärjestäjiin, jotka tapasit. Kiitä ajasta ja kysy voitko tarjota lisätietoja.
- Ylläpidä ja syvennä suhteitasi: Vaikka olemme toimittaneet materiaalisi ja yhteystietosi matkanjärjestäjille on sinun vastuullasi säännöllisesti seurata, ylläpitää ja syventää uusia asiakassuhteita. Tunnista matkanjärjestäjän tarpeet ja selvitä, voitko antaa lisätietoja.
UKK
Virtuaalisen tutustumismatkan tavoitteena on markkinoida kohdettasi, tuotteitasi ja palveluitasi matkanjärjestäjille mahdollisimman henkilökohtaisella tavalla. Tuotteisiin ja palveluihin tutustuminen videon välityksellä auttaa matkanjärjestäjiä hankkimaan uusia kontakteja ja tuotetietoa sekä arvioimaan tuotteiden soveltuvuutta omalle asiakaskunnalleen.
Yrityskohtainen esitysaika riippuu osallistuvien alueiden/yrityksien määrästä. Yleensä aikaa on 5-10 minuuttia yritystä kohden. Jos toimitat valmiita materiaaleja, ethän ylitä 10 minuuttia. Jos toimitat meille raakamateriaalia, leikkaamme sen noudattamaan 10 minuutin ylärajaa. Kiteyttäminen kannattaa!
Tavoitteenamme on säilyttää tutustumismatkan henkilökohtainen luonne, vaikka se toteutetaankin verkossa. Tästä johtuen rajoitamme osallistujien kokonaismäärän max. n. 10 matkanjärjestäjään.
Huomioithan kuitenkin, että osallistujien määrä voi vaihdella eri moduulien välillä, koska kaikki matkanjärjestäjät eivät välttämättä ole kiinnostuneita kaikista yrityksistä ja tuotteista.
Jos matkanjärjestäjät eivät pysty aikataulusyistä osallistumaan varsinaiseen virtuaaliseen tutustumismatkaan, heillä on mahdollisuus katsoa materiaalia myöhemmin (moduuleista tehdään videotallenteet matkanjärjestäjien sisäiseen käyttöön).