Homeoffice in Zeiten von Corona

Jan
23.03.2020 13:01:41

Für viele Reiseveranstalter und Partner in der Tourismusbranche ist die aktuelle Situation eine große Herausforderung. Viele Unternehmer und Angestellte arbeiten von zu Hause aus, im sogenannten Homeoffice. Ebenso wir als Team von NordicMarketing.

Aber was bedeutet eigentlich Arbeiten im Homeoffice? Wie geht das, was geht da besonders gut und was funktioniert nicht? Welche technischen Möglichkeiten gibt es überhaupt?

Wir möchten an dieser Stelle gerne von unseren Erfahrungen berichten und einige Tipps geben und damit diejenigen unterstützen, die hier Neuland betreten. Gerne hören wir hierzu auch die Erfahrungen und Tipps von Ihnen. Nutzen Sie dafür die Kommentarfunktion am Ende der Seite.

Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag mehr zu relevanten Aspekten des Homeoffice

NordicMarketing-Teams-Meeting

NordicMarketing Team beim Wochenmeeting mit Microsoft Teams.

Auch für uns als Team ist es eine große Veränderung, nicht wie gewohnt die Kolleginnen und Kollegen um sich zu haben, mal eben "rüber laufen" zu können, sich zu unterhalten, kurz zusammensetzen oder gemeinsam Kaffee zu trinken.

Rein technisch war der Wechsel ins Homeoffice für uns jedoch einfach umzusetzen. Zum einen, weil wir keinen Kundenverkehr im Büro haben, zum anderen dank unserer Arbeitsweise und digitalen "Werkzeuge", die wir seit Jahren konsequent nutzen und die von überall online einsetzbar sind.

Wir sind es zum Glück gewohnt unsere Büroarbeit mit webbasierten Tools zu erledigen. Was aktuell wegfällt, sind die persönlichen Gespräche vor Ort, das Reisen zu den Veranstaltern. Diese lassen sich auch nicht einfach ersetzen. Aber gerade dank der langjährigen Zusammenarbeit, dem entstandenen Vertrauen und den persönlichen Kontakten aus zahlreichen Terminen, Fachmessen oder Inforeisen, können wir in der jetzigen Situation vieles durch Videokonferenzen und digitale Lösungen auffangen.

Online-Tools für das Homeoffice

Ich bin überzeugt davon, dass auch Reiseveranstalter vermehrt online und über Videomeetings mit ihren Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren werden. Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, sich darauf vorzubereiten, sich die digitalen Möglichkeiten anzuschauen und vor allem zu nutzen. Wie das geht oder gehen kann, möchten wir hier anhand unserer Erfahrungen beantworten und diese mit Ihnen teilen.

WhatsApp auf dem Computer

Einer der meistbenutzten Dienste zum Versenden von Nachrichten ist WhatsApp. Waren es vor einigen Jahren vor allem die Kurznachrichten per SMS, so bietet WhatsApp den Versand von Nachrichten auch über WLAN an. Vor allem aber kann man ganz einfach Gruppen erstellen. So kann man zeitgleich viele Personen erreichen und innerhalb dieser Gruppe die Kommunikation, Fragen und Antworten für alle Gruppenmitglieder sichtbar machen.  

Auch das Telefonieren ist mit oder ohne Videoübertragung über WhatsApp möglich und somit eine einfache Methode des Videomeetings.

WhatsApp-Screenshot

Screenshot WhatsApp

Was viele nicht wissen: WhatsApp lässt sich auch auf dem Computer installieren (zusätzlich muss die App auf dem Smartphone installiert sein). Dies ermöglicht die bequeme Nutzung der Computertastatur. WhatsApp auf dem eigenen Computer ist für Teams oder auch für die Kundenbetreuung eine effektive Wahl zur Kommunikation über Chat oder sogar per Video. Auch das Hochladen und Versenden von Dateien oder Bildern vom Rechner ist sehr leicht möglich.

Auch bei uns ist WhatsApp für kurze Nachrichten an einzelne Kollegen oder Teams seit längerem im Einsatz. Natürlich gibt es gute Alternativen, wie etwa Threema aus der Schweiz.

Skype oder Microsoft Teams für Videokonferenzen

War man früher auf der Suche nach der aktuell günstigsten Vorwahl für Auslandsgespräche, so hat heute das Telefonieren übers Internet gerade im internationalen Geschäft zahlreiche Vorteile. Der sicherlich bekannteste Anbieter ist Skype, der neben Telefonieren eben auch Videokonferenzen ermöglicht und auch bei uns seit vielen Jahren im Einsatz ist.

Der große Vorteil ist die Teilnahme mehrerer Personen gleichzeitig, unabhängig von ihrem Standort. So können Menschen in unterschiedlichen Büros aus verschiedenen Ländern zeitgleich an einer Besprechung, einer Videokonferenz teilnehmen. Das können Kollegen aus dem Unternehmen, oder aber Kunden und Partner anderer Firmen sein.

Gegenüber herkömmlichen Telefonaten bietet Skype neben der Übertragung von Ton eben auch das bewegte Bild, welches bei einem Gespräch oder Meeting auch die Körpersprache und Mimik erkennen lässt. Alles was man hierfür benötigt ist schnelles Internet, ein Notebook oder PC mit Mikrofon und Kamera, für Teilnehmer reicht sogar ein Tablet oder Smartphone.

Aktuell nutzen wir Microsoft Teams (Nachfolger von Skype for Business) für unsere gemeinsamen Video-Meetings. So können wir unsere Wochenmeetings oder aber spontane Besprechungen zu zweit oder in kleinen Teams je nach Bedarf umsetzen.

Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter für Videokonferenzen und Internet-Telefonie. Zu den bekanntesten gehören u.a. zoom oder GoToMeeting.

Projektmanagement mit Basecamp

Um all unsere Projekte mit verschiedenen Kunden im Blick zu haben, um Termine, Deadlines und Aufgaben zu koordinieren, To-Do-Listen zu erstellen und unsere Kunden am aktuellen Verlauf der Arbeit teilhaben zu lassen, nutzen wir seit vielen Jahren Basecamp.

Basecamp ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool. Ausschlaggebend für die Wahl war für uns die einfache Handhabung und Übersichtlichkeit sowie die Möglichkeit unserem Kunden Zutritt zu "ihrem" Projekt zu gewähren. Haben wir früher Reports erstellt und diese am Ende des Monats oder eines Projektes per Mail an unsere Kunden geschickt, geschieht das Reporting jetzt in Echtzeit innerhalb von Basecamp.

basecamp-screenshot

Screenshot Basecamp

Gleichzeitig war und ist es für unser Team das tägliche Tool für Aufgaben und Kommunikation. Für Chats zwischen einzelnen Personen oder Gruppen, zu bestimmten Kunden oder Themen, für Entscheidungen und Absprachen, alles, was mit der täglichen Arbeit zu tun hat.

Der ganz entscheidende Vorteil gegenüber E-Mails ist, dass alle Nachrichten und Termine an einem Ort und innerhalb eines Projektes dokumentiert sind. Damit entfällt die Suche nach alten Mails oder Dateien. Auch die Kunden finden in ihrem Projekt (sie sehen nicht die Projekte anderer Kunden) alle Informationen, wie etwa Termine für geplante Inforeisen, Absprachen und Programmentwürfe oder von unserem Team erledigte To-Dos.

Zum Thema Projektmanagement gibt es unzählige Alternativen, zu den bekanntesten gehören u.a. Slack, wo vor allem die Kommunikation im Vordergrund steht, oder Asana, ein sehr ausgereiftes Tool mit zahlreichen Zusatzfunktionen.

Alle Dateien in der Dropbox

Waren unsere Dateien zu Beginn auf einem Server im Büro oder eben nur auf den einzelnen Computern gespeichert, haben wir schon sehr früh damit begonnen unsere Dateien in der Cloud zu sichern (externe Server, die über das Internet erreichbar sind).

Dropbox-Screenshot

Screenshot Dropbox

Wir arbeiten seit vielen Jahren mit Dropbox. Dies hatte und hat zwei ganz entscheidende Vorteile. Zum einen sind die Dateien dadurch von überall und von jedem Gerät erreichbar und zum anderen sind die Daten gesichert, wenn ein Computer kaputt gehen sollte oder eine Datei versehentlich gelöscht wird (vorherige Versionen werden online automatisch gespeichert).

Auch hier kann man ganz einfach Links für einzelne Dateien oder ganze Ordner generieren und beispielsweise Kunden zukommen lassen. Gerade bei Bildern oder anderen großen Dateien ist das eine deutlich bessere Alternative, als diese als Anhänge per Mail zu versenden. Der Kunde hat über den Link Zugriff, kann sich die Dateien online ansehen oder herunterladen, aber andere Dateien nicht einsehen.

Zusätzlich lässt sich Dropbox auf dem einzelnen Rechner installieren oder als App auf dem Smartphone. Dann lassen sich Dateien statt bei den Dokumenten einfach in den Dropbox-Ordnern lokal auf dem Rechner abspeichern. Sobald man als Nutzer online ist und in den Einstellungen die Synchronisierung entsprechend eingestellt hat, werden Dateien nicht nur lokal, sondern fast zeitgleich in der Cloud von Dropbox gespeichert. Hier kommt der dritte große Vorteil ins Spiel. Gerade wenn man als Team gemeinsam an einem Dokument arbeitet, gibt es dadurch immer nur eine aktuelle Version des Dokuments, die immer für alle auf dem neusten Stand ist (statt "Version 2, 3, 9 oder final").

Auch bei Cloud-Speichern gibt es zahlreiche Alternativen. Sehr populär sind Google Drive oder Microsoft OneDrive, die mittlerweile ähnliche Funktionen wie Dropbox aufweisen.

Zeiterfassung mit clockodo

Gab es früher Stundenzettel, so gibt es heute diverse Tools und Apps, um die Arbeitszeit zu erfassen. Dies bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Zum einen entfällt die Zettelwirtschaft, zum anderen lassen sich verschiedenen Tätigkeiten (Leistungen) minutengenau jeweiligen Projekten oder Kunden zuordnen. Das vereinfacht Unternehmen die Abrechnung beim Kunden oder die Kalkulation von Aufwand. 

Clockodo-Screenshot

Screenshot clockodo

Wir nutzen für die Zeiterfassung seit einigen Jahren clockodo. Hier können Arbeitnehmer "per Knopfdruck" ihre Arbeitszeit aufzeichnen lassen, zwischen jeweiligen Tätigkeiten oder Projekte hin und her wechseln, Pausen eingeben, Überstunden einsehen oder ihren Urlaub online beantragen. Ganz einfach vom Rechner oder Smartphone aus, egal, ob im Büro oder im Homeoffice.

Arbeitgeber können ebenso "per Knopfdruck" Stundenzettel abrufen, Urlaubsanträge bewilligen oder Projektberichte ausdrucken.

Digitale Buchhaltung mit Lexoffice

Auch für die Buchhaltung gibt es zahlreiche digitale Lösungen. Seit einigen Jahren haben wir hierfür Lexoffice im Einsatz. Mit diesem Tool lassen sich Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellen sowie Eingangsrechnungen digital erfassen.

Die Anbindung zum Onlinebanking ermöglichen eine aktuelle Kostenkontrolle und Überweisungen direkt aus Lexoffice. Zudem haben der Steuerberater und die externe Buchhaltung Zugriff auf alle Dateien, so dass ein Ausdrucken von Papierbergen Vergangenheit ist. Ausgangsrechnungen werden direkt aus dem Tool per E-Mail an die Kunden zugestellt.

Somit kann auch die komplette Buchhaltung online und von jedem Rechner aus erledigt werden. Bleibt einzig der Gang zum Firmenbriefkasten für die Rechnungen, die auf dem Postweg eintreffen. Alles andere ist digital möglich, eben auch vom Homeoffice aus. 

Sichere Passwörter erstellen und abspeichern mit LastPass

Doch was tun, wenn der Wechsel ins Homeoffice an den heimischen Computer bevorsteht und für alle Online-Dienste diverse Passwörter benötigt werden? Wie soll man für die vielen Onlinedienste sichere Passwörter erstellen und sich diese dann noch merken?

Genau dafür gibt es Passwort-Manager wie LastPass, mit der sich sichere Passwörter erstellen und zudem abspeichern lassen. Die Passwörter liegen in einem digitalen Tresor, der nur über ein sogenanntes Masterpasswort zugänglich ist. 

Sowohl für die einzelnen Browser auf dem Computer, als auch auf Tablets und Smartphones lassen sich LastPass Apps herunterladen. Sobald man sich erstmals auf einem der vielen Onlinedienste anmelden muss, kann über LastPass ein sicheres Passwort generiert und sofort im Tresor abgespeichert werden. Sobald man sich erneut auf der jeweiligen Seite anmeldet, übernimmt LastPass das Einfügen der Zugangsdaten im jeweiligen Onlineformular.

Wenn man unterwegs ist und sich über ein Smartphone in einen der Onlinedienste einloggen will, übernimmt LastPass auch hier das sichere Anmelden. Gleiches gilt für den heimischen Rechner zuhause.

Solch ein Passwort-Manager erspart uns das mühselige Eintippen, aber auch das Merken von Zugangsdaten. Noch viel wichtiger ist uns allerdings die Generierung von sicheren Passwörtern, gerade, weil bei uns mit digitalen Cloud-Diensten gearbeitet wird und mehrere Personen Zugang zu den Diensten haben.

Auch wenn LastPass hier erst als letztes Tool in unserer Reihe an Beispielen aus der Praxis gelistet wird, so ist es möglicherweise eines der wichtigsten und sehr empfehlenswert. Auch hier gilt: es gibt zahlreiche Alternativen. 

Tipps für Video-Meetings

Für eine erfolgreiche Videokonferenz ist es letztlich egal, worüber die Teilnehmer sich zuschalten - PC, Tablet oder Smartphone. Wichtig ist eine stabile und schnelle Internetverbindung. Als Moderator (der die Teilnehmer zu einem Meeting einlädt) sollte man idealerweise am Rechner mit Kamera und Mikrofon sitzen, um ggf. den Bildschirm zu teilen (für Dokumente, Agenda, Bilder, Präsentation etc.).

Video-Meetings üben, Technik testen

Wer mit Kunden eine Videokonferenz plant, sollte unbedingt vorher mit Kollegen oder auch Bekannten üben und die Technik prüfen. Beispielsweise die korrekte Einstellung von Mikrofon und Kamera. Hier gibt es die meisten Startschwierigkeiten, dies gilt insbesondere, wenn man ins Homeoffice wechselt. Denn auf einem anderem Rechner können die Einstellungen abweichen.

Wie im Großraumbüro, so sind auch oder gerade im Homeoffice die Hintergrundgeräusche für die anderen Teilnehmer oft störend. Hier hilft ein Headset, oftmals reichen die Kopfhörer vom Smartphone aus. 

Wer im Homeoffice die Kamera einschaltet, sollte sich auch immer im Klaren sein, dass der Hintergrund ebenfalls sichtbar ist. Jeder muss hier selbst entscheiden, ob das heimische Bücherregal oder die unaufgeräumte Küchenzeile gezeigt werden soll oder nicht. Hierzu ein kleiner Tipp: Bei Microsoft Teams gibt es die Funktion "Hintergrund weichzeichnen", dann wird nur die Person deutlich sichtbar, der Hintergrund bleibt "verschwommen". 

Auch auf die Lichtverhältnisse sollte man achten. Wenn man hinter sich ein Fenster bei strahlendem Sonnenschein hat, ist die Person oft schwer zu erkennen, da das Gesicht "im Dunkeln" bleibt. Wie gesagt: einfach ausprobieren und testen.  

Moderation von Video-Meetings

Grundsätzlich gilt für erfolgreiche Meetings: 1. eine klare Agenda, 2. ein vorab vereinbarter Zeitplan, 3. Teilnahme von relevanten Personen, 4. ggf. klare Entscheidungen und Zuständigkeiten.  

Bei Video-Meetings mit mehrere Teilnehmern fällt die Bedeutung des Moderators noch stärker ins Gewicht. Klare Ansagen für Beginn und Ende des Meetings, für Moderation der Gespräche, Erteilung von Redezeit, Zusammenfassung von Entscheidungen etc. sind für den Erfolg eines Video-Meetings wesentlich. 

In der Vorbereitung, der Erstellung der Agenda hilft eine Zuordnung von Personen zum jeweiligen Thema (Zuständigkeiten). Im Meeting hilft eine klare Ansage des Moderators beim Themenwechsel und der "Erteilung des Wortes", gleiches gilt bei Fragen und Kommentaren, auch hier sollte der Moderator steuern, damit es nicht ein einziges Durcheinander gibt, da man eben nicht an einem Tisch sitzt. Hier hilft bei einer Bildübertragung der Teilnehmer ein simples Handzeichen, genau wie im "echten" Meeting, um dem Moderator ein Anliegen, eine Frage oder einen Kommentar zu signalisieren.

Regeln für das Homeoffice

Wie im Büro, so auch im Homeoffice: ein klar strukturierter Arbeitstag hilft dabei die eigene Aufgaben und Ziele zu erledigen. Dazu gehören To-Do Listen, ein Austausch mit Kolleginnen und Kollegen über Chat oder Video-Meetings sowie eine sinnvolle Zeiteinteilung.

Klare Arbeitszeiten helfen, genauso feste Pausenzeiten. Statt dem zufälligen Pendeln zwischen Couch und Kühlschrank, womöglich im Schlafanzug oder Bademantel, hilft es feste Zeitrahmen und Gewohnheiten zu pflegen, die für das Arbeiten förderlich sind.

Eine Uhrzeit für Beginn und Ende des Arbeitstages, eine festgelegte Mittagspause sind hierbei hilfreich. Auch ein klar definierter Arbeitsplatz zuhause, bis hin zur Kleiderwahl kann helfen. Die Videokonferenz im Bademantel auf dem Gartenstuhl mag bequem, aber vielleicht nicht unbedingt förderlich sein. Dies hängt natürlich stark von der Tätigkeit, von Arbeitsgewohnheiten und bei der Videoübertragung vom Gesprächspartner ab. Hier muss jeder für sich selbst einen geeigneten Weg finden.

Wir bei NordicMarketing melden uns morgens über unseren gemeinsamen Chat (Basecamp s.o.) beim Team an, melden uns ab, wenn wir in die Mittagspause gehen, verabschieden uns am Ende des Arbeitstages. Jeder aus seinem Homeoffice.

Es macht sogar Spaß. Probieren Sie es einfach aus.

Eine empfehlenswerte Übersicht zu dem Thema ist übrigens der kostenlose t3n Guide zum Umzug ins Homeoffice.

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