Tuplakasi Actionin yrittäjä Mikko Airas saa tarjouspyyntöjä lähes päivittäin. Tarjousten laatiminen on tuttua työtä, mutta jokainen uusi pyyntö vaatii tietojen tarkistamista, vaihtoehtojen miettimistä ja asiakkaalle vastaamista. Voisiko tekoäly hoitaa osan työstä yrittäjän puolesta?
Rakensimme Mikon kanssa ChatGPT-pohjaisen tarjousassistentin, joka tuntee yrityksen palvelut ja auttaa valmistelemaan asiakaskohtaisia tarjouksia. Työ alkoi yrittäjän omien toimintatapojen selvittämisestä ja päättyi ensimmäiseen käytännön testiin oikealla tarjouspyynnöllä.
Tässä kerromme, miten assistentti rakennettiin, mitä se osaa ja mitä ensimmäisessä testissä opittiin.
Tuplakasi Action Oy on Imatralla toimiva ohjelmapalveluyritys, joka järjestää elämyksiä ja ryhmätilaisuuksia Etelä-Karjalassa ja Saimaan alueella. Palveluvalikoimaan kuuluvat muun muassa karting, paintball, tarkkuuslajit, opastetut retket ja kuivapukukellunta. Yrityksen Hossukan Helmi tarjoaa puitteet myös kokouksiin, ruokailuihin ja saunailtoihin.
Yrityksen taustalla on pitkän linjan yrittäjä Mikko Airas, joka perusti Tuplakasi Oy vuonna 2011 yhdessä Joakim Mansnerin kanssa. Ohjelmapalvelutoiminta sai alkunsa muun toiminnan rinnalla: ensimmäisiin hankintoihin kuuluivat paintball-varusteet ja vene Saimaan retkiä varten. Vuosien mittaan toiminta laajeni, ja vuonna 2022 ohjelmapalvelut eriytettiin omaksi yrityksekseen, Tuplakasi Action Oy.
Nykyisin Tuplakasi Action palvelee muun muassa yritysryhmiä, jotka etsivät ohjelmaa virkistyspäiviin, pikkujouluihin ja muihin yhteisiin tilaisuuksiin.
Laaja palveluvalikoima tarkoittaa myös monenlaisia tarjouspyyntöjä.
Joku kysyy tietyn aktiviteetin hintaa. Toinen haluaa järjestää 20 hengen virkistyspäivän, mutta ei vielä tiedä, mitä ohjelmaan kannattaisi sisällyttää.
Mikko käy läpi asiakkaan toiveet, selvittää tarvittavat lisätiedot, tarkistaa tilojen ja työntekijöiden saatavuuden sekä suunnittelee sopivan kokonaisuuden. Hinnat ja käytännön toteutukseen vaikuttavat asiat ovat vuosien kokemuksen ansiosta pitkälti hänen muistissaan.
Tarjouspyyntöjä saapuu lähes päivittäin, ja Mikko pyrkii vastaamaan niihin vuorokauden sisällä.
Haaste ei ollut osaamisen puute, vaan se, että suuren osan tarjousprosessista joutui tekemään joka kerta itse muun työn ohessa.
Aloitimme työskentelyn goSaimaan yrittäjäsparrauksessa.
NordicMarketingin Liisa Tuokko lähti selvittämään, mitä Mikon työpäivään kuuluu ja missä tekoäly voisi aidosti helpottaa arkea. Tarjouspyyntöjen käsittely nousi nopeasti esiin toistuvana tehtävänä.
Sen sijaan, että olisimme aloittaneet suoraan ChatGPT käytöstä, kävimme yhdessä läpi yhden tarjouspyynnön koko käsittelyprosessin.
Mikko kuvaili, miten hän toimii yhteydenoton saapuessa, mitä tietoja hän tarkistaa, milloin hän kysyy asiakkaalta lisää ja miten hän valitsee tarjottavat palvelut.
Samalla selvisi paljon sellaista, mitä tavallisesta hinnastosta ei voi lukea.
Esimerkiksi asiakkaalle kannattaa tarjota vain muutama hänen tarpeisiinsa sopiva vaihtoehto. Jos tilaisuuteen kuuluu sauna ja yhteistä illanviettoa, ohjelman kestossa täytyy huomioida myös niihin varattu aika. Palvelujen suosittelussa Mikko huomioi asiakkaan toiveiden lisäksi yrityksen kannattavuuden.
Tällaiset päätökset ovat osa yrittäjän ammattitaitoa. Jotta tekoäly osaisi auttaa, myös ne piti muuttaa selkeiksi ohjeiksi.
Kokosimme Mikon kertomista asioista ja yrityksen olemassa olevista materiaaleista tietopankin. Ensimmäiseen versioon valitsimme viisi keskeistä ohjelmapalvelua ja niiden rinnalle tärkeimmät tiedot saunatilojen vuokrauksesta.
Tietopankkiin kirjattiin muun muassa palvelujen sisällöt, hinnat, kestot, ryhmäkoot ja toteutuksen rajoitukset.
Sen lisäksi laadimme tarjousassistentille pääohjeen, joka kertoo, miten sen pitää toimia uuden tarjouspyynnön saapuessa.
Assistentin tehtäväksi määriteltiin:
Tärkeä periaate oli, ettei assistentti saa keksiä puuttuvia hintoja tai luvata palvelujen saatavuutta ilman vahvistusta.
Tekoäly valmistelee tarjouksen. Yrittäjä arvioi, päättää ja lähettää sen.
Seuraavassa tapaamisessa otimme assistentin käyttöön Mikon omassa ChatGPT-ympäristössä ja kokeilimme sitä oikealla tarjouspyynnöllä.
Asiakas oli tiedustellut saunatilaa 20 hengen ryhmälle kuudeksi tunniksi. Lisäksi hän halusi tilata lohikeittoa koko seurueelle.
Mikko syötti asiakkaan viestin assistentille.
Assistentti laati vastauksen kahdessa osassa:
Mikolle: yhteenveto tarjouspyynnöstä, alustava hintalaskelma sekä tiedot, jotka täytyy vielä tarkistaa.
Asiakkaalle: valmis tarjousviestin luonnos, jossa kerrotaan ehdotettu kokonaisuus, hinta ja tarvittavat seuraavat askeleet.
Ensimmäisessä testissä paljastui kuitenkin puute. Assistentilla ei ollut ruokailun oikeaa hintatietoa, eikä se aluksi osannut hakea sitä oikeasta paikasta.
Mikko huomasi ongelman, ja täsmensimme yhdessä ohjetta: ruokailun hinnat pitää tarkistaa nimenomaan Tuplakasi Actionin omalta Hossukan Menu -sivulta, ei muiden palveluntarjoajien tiedoista.
Samalla tarkensimme, miten assistentti käsittelee yritys- ja yksityisasiakkaiden hintoja sekä miten se kirjoittaa Mikon tyyliin sopivia, ystävällisiä asiakasviestejä.
Testi havainnollisti myös toista olennaista asiaa. Osa asiakkaan kanssa sovituista tiedoista oli kerrottu puhelimessa eikä näkynyt kirjallisessa tarjouspyynnössä. Assistentille pitää siis antaa myös ne olennaiset taustatiedot, jotka yrittäjä tietää itse.
Ensimmäisen testin tarkoitus ei ollut saada kaikkea täydelliseksi yhdellä yrityksellä, vaan varmistaa, että assistentti toimii oikeassa asiakastilanteessa ja yrittäjä osaa myös korjata ja kehittää sitä.
Työskentelyn tuloksena Mikolla on omaan liiketoimintaansa perustuva tarjousassistentti, muokattava tietopankki ja ohjeet työkalun itsenäiseen käyttöön.
Hän pääsi kokeilemaan assistenttia aidolla tarjouspyynnöllä ja harjoitteli samalla sen ohjeiden päivittämistä.
Ensimmäisessä testissä Mikko piti assistentin kirjoittamaa viestiä selkeänä ja hyvähenkisenä. Tapaamisen lopuksi hän kommentoi:
Samalla löytyi myös uusia kehitysmahdollisuuksia. Assistenttia voisi jatkossa hyödyntää esimerkiksi yrityksen visuaalisten tarjouspohjien täyttämisessä sekä varauksiin liittyvien kalenterimerkintöjen valmistelussa.
Ensimmäisen testin perusteella ei vielä voi sanoa, kuinka paljon työaikaa assistentti säästää tai miten säännölliseksi sen käyttö muodostuu. Se selviää vasta yrittäjän käyttäessä työkalua omassa arjessaan.
Tärkein ensimmäinen tulos oli kuitenkin konkreettinen: yrittäjän omaa osaamista saatiin talteen, ensimmäinen tarjousprosessi muutettiin tekoälyn hyödynnettäväksi ja työkalua päästiin kokeilemaan käytännössä.
Monessa matkailuyrityksessä tarjousten tekeminen perustuu yrittäjän omaan kokemukseen. Palvelut ja hinnat tunnetaan, mutta niitä ei välttämättä ole koottu yhteen eikä tarjousten tekemiselle ole kirjallista ohjetta.
Se ei ole este tekoälyn hyödyntämiselle.
Olemme tuotteistaneet Tuplakasi Actionin kanssa tehdyn työn pohjalta kolmen tunnin tarjousassistentin startin, jossa rakennamme yhdessä ensimmäisen version yhdelle yrityksesi tärkeälle tarjousprosessille.
Näin etenemme:
Saat oman tarjousassistentin ensimmäisen version, muokattavan tietopankin ja selkeät ohjeet. Voit jatkaa sen kehittämistä itsenäisesti tai ostaa myöhemmin lisää yhteistä työskentelyaikaa.
Tarjousassistentin startti: 3 tuntia | 590 € + alv
Sinun ei tarvitse osata rakentaa tekoälyassistentteja etkä tarvitse valmiiksi dokumentoitua myyntiprosessia.
Katsotaan yhdessä, sopisiko tarjousassistentti sinun yrityksesi tarpeisiin.
Liisa Tuokko työskentelee NordicMarketingilla markkinoinnin, digitaalisten työkalujen ja matkailuyritysten käytännön kehittämisen parissa. Hän auttaa yrittäjiä tunnistamaan, missä tekoälystä voisi olla konkreettista hyötyä heidän omassa työssään.